Als erstes ist das "achtsame Lesen" mit einer offenen Haltung wichtig -ohne Hineinzuinterpretieren- es wird empfohlen, dies 3 Mal zu tun, um die unterschiedlichen Aspekte der mail zu verstehen. Schlüsselbegriffe verstehen und erste Arbeitshypothesen zu erstellen. Die Hierarchisierung der Problemstellungen kann in diesem Schritt bereits betrachtet werden, entschieden werden um was es geht..dies ggf.auch mit einer Frage verbunden. Die Anrede ist wichtig, ein Hallo kann neutral sein und ein Nickname passend. Wertschätzung steht am Anfang der mail, anzuerkennen, dass sich der Ratsuchende Beratung von einem unbekannten Gegenüber einholt und zu Beginn positiv und einladend formuliert. Einer Vorstellung der eigenen Person als Berater ggf. mit dem Hintergrund der Institution ist eingangs sinnvoll. Dann sollte formuliert werden, was bei mir als Beraterin angekommen ist und dies kann mit einer Frage verbunden werden. In der mail sollte schließlich der Beratungsprozess gesteuert werden in dem zu einem weiteren Kontakt per mail eingeladen wird oder auf ein f2f hingewiesen wird.